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Votre audit gratuit pour gagner du temps avec la GED, Gestion Electronique des Documents

 

Les 6 avantages de la GED :

 

  1. Obligation légale de respecter le RGPD
  2. Réduction des coûts
  3. Amélioration du service client
  4. Optimisation de la communication interne
  5. Sécurisation des informations
  6. Plus écologique

 

 

Bonus : La GED vous permet de simplifier vos déclarations sur moncompteactivite.gouv.fr

 

Vous êtes accompagné dans la mise en place de la dématérialisation de vos documents :

Fiches de paies

Factures

Notes de frais

Ecritures comptables automatique

tout en respectant le RGPD

3 bénéfices pour vous avec la GED

1/ Dématéralisation de vos fiches de paies

Vos fiches de paies des employés sont envoyées par courrier, données en main propre ou envoyées par mail.
Les deux premières solutions sont largement utilisées mais la 3 ème par email doit être régis par des règles et conditions fixées par l’employeur et la règlementation en vigueur.

La GED permet en quelques clics de distribuer de façon automatique les fiches de paies dans un coffre-fort numérique à valeur probatoire disponible pour une durée de 50 ans.

Plus besoin d’imprimer, d’effectuer de la mise sous pli et enfin un envoi postale. Notre solution permet d’envoyer vers des coffres forts mais aussi générer de l’éditique pour les clients qui souhaitent encore recevoir en format papier a des tarifs préférentiel.

2/ Dématérialisation des factures

Les factures clients sont envoyés par courrier ou par voie électronique  PDF, en cas de contrôle fiscal par l’administration une demande de piste d’audit fiable sera effectuée.
La piste d’audit fiable doit permettre de reconstituer dans un ordre chronologique la totalité́ du processus de facturation, de son origine, le bon de commande, factures, bons de livraison jusqu’à l’archivage de la facture papier ou électronique.

La GED permet l’envoi de factures dématérialisées de façon simple avec la possibilité de mettre en place en cas de contrôle la piste d’audit fiable (PAF), d’effectuer une recherche simple, et de joindre à ces factures à d’autres documents présent dans la GED tel que les BL ou bons de commandes
La piste d’audit fiable doit permettre de reconstituer dans un ordre chronologique la totalité́ du processus de facturation, de son origine dont le bon de commande, bon de livraison , factures  jusqu’au paiement et à l’archivage de la facture.

3/ Dématérialisation des factures dans un logiciel comptable

Lorsqu’un client qui possède une comptabilité et qu’il doit enregistrer une facture fournisseur, celui-ci doit mettre en place au sein de son logiciel (sage EBP, Quadratus etc..) une écriture comptable qui prend du temps et qui est une tâche chronophage pour les employés.
La GED permet de dématérialiser les factures, de les ranger, de les indexer pour une recherche simple mais, aussi grâce à son reconnaissance optique de caractères d’effectuer une écriture comptable automatique dans votre logiciel

Gain de temps pour le client en écriture comptable et automatisation des taches.

Voulez vous un audit gratuit pour gagner du temps dans la gestion de vos documents 

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